Affrontare gli impegni e le missioni commerciali.

Che sia condotto autonomamente o attraverso il ricorso a un'istituzione pubblica o a una consulenza specializzata, questo rimane un procedimento ampiamente impiegato dalle aziende esportatrici, specialmente nelle fasi iniziali di espansione verso un mercato.

Non c'è niente come viaggiare per farsi conoscere da nuovi importatori, distributori, prescrittori e potenziali acquirenti. L'interazione diretta e presenziale con i futuri partner commerciali può facilitare il rafforzamento dei rapporti tra le due parti.

In ogni caso, queste agende e missioni commerciali devono avere un obiettivo se vogliono avere successo: una preparazione ottimale.

Qual è attualmente la mia posizione sul mercato e la domanda del mio prodotto?

Qual è la situazione della mia concorrenza e a quali prezzi vendono?

Conosco davvero tutti gli importatori e la loro attività?

Come posso sapere se gli acquirenti sono affidabili, concentrati su relazioni a lungo termine o diversificano molto i propri fornitori?

Dove trovo i contatti di ciascuna azienda per sapere a chi rivolgermi?

Queste sono alcune delle domande che dobbiamo farci prima di preparare un'agenda commerciale. Per ottenere le informazioni necessarie possiamo ricorrere a diverse fonti: camere di commercio, database commerciali, studi di mercato, rapporti pubblici, siti web e social media sono alcune di esse. Tuttavia, vediamo che questo sta cambiando con l'introduzione di nuovi strumenti come l'intelligenza commerciale.

Questo tipo di soluzioni ti consente di rispondere a tutte le domande sopra citate. Analizzando dati ufficiali delle dogane o altre fonti, avrai in un solo clic e con poche risorse informazioni precise, complete e in tempo reale su ciò che accade nel mercato. Saprai esattamente cosa fa la tua concorrenza, a chi, quando e cosa comprano i tuoi futuri clienti, sapere con chi dobbiamo parlare e individuando opportunità e minacce nascoste, è finita l'esportazione e l'investimento a occhi chiusi basandosi sull'intuizione e su dati incompleti e non aggiornati.

Nel momento di intraprendere una missione commerciale e sviluppare un'agenda con professionalità, è cruciale, indiscutibilmente, avere padronanza di queste strategie e saper interpretare molto bene questo tipo di informazioni.

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Per approfondire le missioni commerciali, abbiamo avuto l'esperienza e l'opinione di Marc Rodríguez, membro della Camera di Commercio di Manresa dal punto di vista del settore pubblico.

xNova: Quali tipi di fonti di informazione o strumenti utilizzate per studiare la situazione di un mercato e le opportunità che può offrire a un'azienda esportatrice?

Marc: Guardo molto, soprattutto, Trademap per vedere quali sono i gruppi commerciali di importazione ed esportazione dei paesi meglio posizionati. Utilizziamo anche gli studi dell'ICEX, per vedere le barriere d'ingresso, come la commercializzazione per prodotto e come deve essere adattato al mercato di destinazione.‍

xNova: In un caso pratico di pianificazione di una missione commerciale, qual è l'itinerario da seguire, dall'inizio della ricerca fino al viaggio o incontro con i futuri partner commerciali?

Marc: Innanzitutto, si cerca il partner di destinazione, che è chi farà le agende di affari. Lavoriamo con ACCIÓ, ICEX o le Camere di Commercio spagnole all'estero. Quindi, concordiamo una data che più o meno ci conviene a entrambi e che ha senso per le aziende (ad esempio, non farle nella prima quindicina di agosto perché tutti sono in vacanza).

Una volta confermata la data e coordinati con le altre Camere, iniziamo la comunicazione per attirare le aziende e farle aderire alla missione. Fatto ciò, passiamo il profilo agli uffici commerciali per la validazione e l'approvazione del prodotto che commercializzano. Infine, se sembra corretto e vedono che il prodotto è adatto a quello che cercano gli acquirenti del mercato di destinazione, gli uffici commerciali iniziano a fare le agende commerciali e le confrontano con le aziende per verificare se il profilo del cliente presentato è adeguato (se l'importatore ha un certo volume, se c'è un certo accordo tra il prodotto, l'esportatore catalano e l'importatore...).

xNova: Quali procedure di solito usate per conoscere l'acquirente? Partecipazione a fiere o eventi, networking, incontri 1 a 1 con i potenziali acquirenti...?

Marc: Sono gli uffici commerciali che, direttamente, li contattano nella destinazione. Non facciamo agende commerciali e poiché è l'ufficio commerciale che è sul posto, a partire dalla partecipazione a eventi o dalle basi di dati, si occupano di fare le agende.

Inoltre, facciamo molti webinar di promozione della missione commerciale. Sono molto utili per attirare l'attenzione delle aziende e avere un primo incontro con il direttore dell'ufficio commerciale, che ti fornisce una visione globale del paese, di come sta funzionando, di quali sono i settori di opportunità...

xNova: In caso di imprevisti durante quel viaggio commerciale, quali piani di contingenza avete per risolvere questi problemi?

Marc: Ci sono sempre imprevisti. Potrebbe capitare che al compratore esca un altro incontro o che lo cancelli all'ultimo momento e, beh, cerchiamo di riorganizzarlo. Dal momento che ci spostiamo nel paese e li andiamo a visitare, cerchiamo di sfruttarlo al massimo e di essere flessibili in modo che l'azienda possa comunque avere il meeting con loro.

Ad esempio, se è lunedì e annullano il meeting di martedì, abbiamo alcuni giorni per trovare un altro slot, organizzare un incontro virtuale...

xNova: Nella fase post-missione, come effettuate il monitoraggio delle opportunità e dei contatti emersi durante il viaggio?

Marc: L'azienda si occupa di questo. Con gli incontri avuti, possono vedere chiaramente il profilo del consumatore che stanno cercando e si occupano del follow-up post-missione. Noi chiamiamo per chiedere come è andata, quanti incontri pensano siano stati utili... Facciamo un po' di follow-up, ma, dal punto di vista commerciale, sono le aziende che devono conquistare l'acquirente e vendere il prodotto.

Dagli uffici commerciali, offriamo anche un follow-up post-missione per organizzare nuovi incontri e vedere come vanno.

xNova: Infine, quando si tratta di trasmettere e riportare le informazioni sulla missione commerciale all'azienda che state assistendo, qual è la vostra procedura?

Marc: Principalmente, utilizzo campagne di email marketing: ho il database segmentato per settore e in base alla missione e al prodotto che riteniamo più adatto a ciò che sta cercando l'acquirente, inviamo.

Ad esempio, se è Giappone o Corea del Sud, inviamo aziende legate al settore agroalimentare. Se è il Brasile, prodotti chimici o tecnologia... Dipende dal mercato, cerchiamo un prodotto o un altro.

Inoltre, cerchiamo su LinkedIn il profilo del Export Manager per chiamarlo, contattarlo, offrirgli l'itinerario e spiegargli perché pensiamo sia importante che partecipi. Cerchiamo di fissare un primo incontro con loro, spiegare i dettagli... E se sono interessati, gli passiamo il programma e cerchiamo di fare un secondo incontro con il direttore per chiudere definitivamente con l'azienda.

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D'altra parte, nel settore privato, abbiamo Paco Sáez, Business and Sales Manager presso LORUSSO, a cui abbiamo potuto fare alcune domande sulle agende commerciali.

xNova: Qual è il vostro procedimento per elaborare un'agenda commerciale per l'azienda interessata?

Paco: Innanzitutto, fissiamo un incontro in azienda per identificare il profilo del cliente a cui vogliamo rivolgerci. Successivamente, indaghiamo su questi potenziali clienti con metodi come l'intelligenza di mercato, l'inside view, analizziamo i rapporti finanziari delle aziende e i database dei loro progetti precedenti. Una volta fatto ciò, incrociamo tutte le informazioni e le presentiamo all'azienda interessata. Continuiamo a chiamare l'azienda e il suo reparto acquisti, presentandoci e stabilendo gli obiettivi. Infine, inviamo loro un'email per fissare un appuntamento.

xNova: Come coordiniate gli incontri e/o le visite che avrete con i contatti che avete raccolto e considerato interessanti attraverso quali mezzi o canali?

Paco: Prima di effettuare la visita, abbiamo un incontro preliminare online con gli acquirenti, per visitarli quando l'opportunità è "calda" e c'è una certa relazione e conversazione precedente.

Utilizziamo ricerche su LinkedIn o Rocket Reech per ottenere email e contatti.

xNova: Come misurate i risultati di tale agenda commerciale e i successi ottenuti?

Paco: In base al nostro obiettivo, misuriamo quanti incontri sono stati ottenuti, analizziamo i questionari di soddisfazione, ecc.

xNova: Quali pensi siano le best practices che hanno in comune le aziende che hanno successo con le agende?

Paco: Avere chiari il mercato obiettivo e il valore differenziale del prodotto, soprattutto nei mercati saturi. Essere preparati in termini di documentazione, lingua, traduzioni, tecnologia, presentazioni e studi di mercato. Tenere conto della realtà culturale del paese a cui ci rivolgiamo. Sapere come reagire alle disdette e assicurarsi che gli appuntamenti siano ben coordinati.

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